Аутсорсинг – это передача части работ компании сторонним специалистам. Если простыми словами: предприниматель не нанимает работника в постоянный штат, а пользуется его услугами, заключая договор с аутсорсинговой компанией. Такое сотрудничество может быть разовым, сезонным или длительным. Аутсорсинговая компания предоставляет компании нужных сотрудников, берет на себя все заботы об их оформлении и социальных выплатах.

Буквально: «outer-source-using» — означает «привлечение ресурсов извне».

В этой статье мы рассмотрим, как работает аутсорсинг, в чем его преимущества и недостатки. Мы расскажем об истории появления и отличиях аутсорсинга от фриланса. Вы узнаете, для каких сфер деятельности наиболее выгодна передача работ на аутсорсинг. Также мы предложим вашему вниманию пошаговый алгоритм перехода на аутсорсинг, обратим внимание на советы экспертов.

Особенности и суть аутсорсинга

Отдать на аутсорсинг можно, по сути, любые непрофильные работы компании – например, услуги IT-специалистов, HR, PR, маркетинг, сезонные работы по сбору урожая, клининг, бухгалтерию, доставку. Главное правило: сотрудники аутсорсинговой компании не должны вмешиваться в ключевые бизнес-процессы и выполнять большую часть работ.

Например, есть кондитерская, которая продает собственную уникальную выпечку по домашним рецептам и доставляет её потребителям. Предприниматель вполне может передать на аутсорсинг доставку выпечки. Ему будет выгодно пользоваться услугами доставщиков, но не оформлять их в штат, не платить за них социальные платежи и налоги, не зависеть от их личных обстоятельств. Каждый день владелец кафе по договору с аутсорсинговой компанией будет получать нужное количество работников. Но при этом он не будет доверять привлеченным сотрудникам такие важные процедуры как придумывание уникальных рецептов и готовка, ведь в данной компании они являются ключевыми.

Преимущества аутсорсинга

  • Сокращение затрат на обучение работников. Аутосорсинговые компании предоставляют компании персонал и специалистов, которые обладают необходимыми навыками и квалификацией.
  • Уменьшение затрат на налоговые и социальные платежи . Так как работники не находятся в штате компании, она не несет ответственности за выплаты в налоговую и пенсионный фонд по данным сотрудникам. Все эти платежи делает аутсорсинговая компания.
  • Снижение нагрузки на бухгалтерию и отдел кадров . Это поможет сделать работу данных отделов более эффективной. В небольших компаниях бухгалтерию можно также перевести на аутсорсинг, а от отдела кадров и вовсе отказаться за ненадобностью. Если HR-отдел в компании есть, он может заняться решением более приоритетных задач.
  • Основной акцент – на важнейшие бизнес-процессы. С аутсорсингом руководство компании может сосредоточиться на главном и не отвлекаться на второстепенные функции.
  • Независимость от обстоятельств. Аутсорсинговая компания обязана предоставить компании-заказчику нужных сотрудников в любых ситуациях. Например, если у одного работника заболел ребенок и он не смог выйти, его должны заменить другим.
  • Доступ к услугам профессионалов в узких областях. Если компании нужен, например, какой-нибудь опытный специалист узкой специализации или эксперт, во многих случаях гораздо выгоднее обратиться к аутсорсинговым организациям. Так заказчик получает прямой доступ к профессионалам, хорошо знающим свое дело.

Когда лучше пользоваться аутсорсингом?

  1. Если у малого бизнеса нет возможности содержать большой штат работников.
  2. Услуги работников не требуются на постоянной основе, а лишь время от времени. Например, розничному магазину нужен еще один продавец только в предновогодний период. В остальное время фирма справляется своими силами.
  3. Крупная компания имеет много непрофильных подразделений, которые выполняют побочные задачи.
  4. Компания ищет способы сократить штат сотрудников и расходы на зарплаты, налоги и социальные выплаты.

Аутсорсинг может быть очень выгодным решением для онлайн-магазинов, складов, розничных магазинов, производственных цехов.

Какие специалисты часто берутся на аутсорсинг?

Есть ряд наиболее востребованных специальностей, с которыми компании сотрудничают по аутсорсингу:

  • Работники склада (упаковщики, сборщики, маркировщики).
  • Продавцы, продавцы-консультанты, кассиры (например, при сезонном увеличении потока покупателей).
  • Бухгалтерия (ведение отчетности, взаимодействие с налоговой службой).
  • Кадровые работники (отвечают за подбор, оформление, обучение персонала).
  • Системные администраторы, разработчики ПО.
  • Маркетологи, PR-специалисты.
  • Охранники.
  • Специалисты службы клининга.
  • Юристы, адвокаты.
  • Специалисты охраны труда (требуются по закону при численности штата работников от 50-ти человек).
  • Специалисты по автоматизации бизнес-процессов компании.

Есть ли недостатки у аутсорсинга?

Конечно, при всех преимуществах у данного вида сотрудничества есть также и ряд недостатков:

  • Сотрудник на аутсорсе работает исключительно в рамках контракта, где четко прописаны его задачи. В то время как работникам, входящим в штат компании, можно поручать некоторые дополнительные работы и функции (например, заменить заболевшего сотрудника).
  • Работникам на аутсорсе придется адаптироваться к компании и ее бизнес-процессам.
  • Есть риск разглашения конфиденциальной бизнес-информации. Если нанимаете сотрудника, который будет иметь доступ к важным сведениям, обязательно пропишите в договоре с аутсорсинговой компанией ответственность за нарушение конфиденциальности.

В чем отличие аутсорсинга от фриланса?

Контракт с аутсорсинговой компанией чаще всего заключается на длительный период. При этом фирма заключает договор с компанией, а не с конкретным работником.

Сотрудничество с фрилансером чаще всего предполагает фрагментарную/проектную работу. Например, компания может нанять частного фрилансера для написания текста или выполнения дизайн-проекта. Контракт при этом заключается между компанией и физическим лицом.

Почему сотрудники идут работать через аутсорсинг?

Сотрудники, которые устраиваются работать в аутсорсинговую компанию, получают следующие преимущества:

  • Постоянное трудоустройство (работник заключает договор с аутсорсинговой компанией).
  • Социальные гарантии (оплачиваемый отпуск, листы нетрудоспособности, отчисления в Налоговую службу и Пенсионный фонд).

Аутсорсинг: пошаговая инструкция по применению

Так что же лучше: аутсорсинг или обычный найм работника в штат? Однозначно ответить на этот вопрос нельзя. Все будет зависеть от особенностей бизнеса и конкретных задач.

Шаг 1: Определяем, нужен ли аутсорсинг?

Выяснить это можно, проанализировав деятельность компании.

  • Определите, сколько нужно будет платить новому сотруднику, нанятому в штат. Включите в эту сумму все обязательные налоги и платежи в Пенсионный фонд.
  • Узнайте, сколько нужно будет платить в аутсорсинговую компанию за предоставление того же нужного сотрудника.
  • Сравните цифры и сделайте выводы.

Шаг 2. Выбираем аутсорсинговую компанию

От того, насколько тщательно вы будете выбирать компанию аутсорсинга, будет зависеть полученная прибыль. Выберете несколько подходящих компаний и проанализируйте их репутацию в интернете. Прочитайте отзывы о каждой компании, ознакомьтесь с условиями сотрудничества. Сравните полученную информацию и только после этого принимайте решение.

Шаг 3. Грамотно составляем и подписываем договор

В договоре с аутсорсинговой компанией нужно обязательно прописать требования, которые вы предъявляете к персоналу.

Также следует обратить внимание на следующие моменты:

  • Предмет договора.
  • Количество сотрудников. Их квалификация, уровень образования, наличие опыта.
  • Объемы работ, круг задач сотрудников.
  • Размер и частота оплаты, способ расчета оплаты (сдельно, за выход и т.д.).
  • Порядок приемки работы сотрудников.
  • Срок действия договора.
  • Порядок действия сторон при нарушении взятых обязательств.

Очень важно прописать как можно больше спорных моментов, предусмотреть разные риски. Обязательно уточните в договоре ответственность за разглашение конфиденциальных сведений (если для вас это важно).

Шаг 4. Переходим на новый формат сотрудничества

После подписания договора компания-заказчик должна предоставить аутсорсинговой фирме всю необходимую информацию. Это даст возможность аутсорсинговой компании сразу приступить к своим обязанностям.

Шаг 5. Организуем контроль за аутсорсером и заполняем отчетность

Еще на этапе подписания договора необходимо прописать, в каком виде будет приниматься работа сотрудника, какую отчетность нужно будет вести. В процессе выполнения круга задач работником должен выполняться соответствующий контроль. Например, если оплата работнику будет идти за каждый выход на розничную точку, то нужно вести табель выхода его на работу. Если оплата сдельная по факту выполненных задач, нужно будет оформлять акт приема-передачи.

Как не ошибиться при использовании аутсорсинга?

Эксперты рекомендуют:

  1. Выполнять перевод часть работы на аутсорсинг лучше всего постепенно и плавно. Не стоит сразу увольнять сотрудников из штата.
  2. Следите за соблюдением сроков выполнения работ и услуг, прописанных в договоре.
  3. Прежде чем принимать решение о переходе на аутсорсинг, просчитайте все расходы и риски.

Немного истории

Впервые аутсорсинг возник в 30-х годах прошлого века в США во времена противостояний крупных компаний Ford и General Motors. Систему аутсорсинга разработал руководитель компании General Motors А. Стоун. Он встал у руля компании, когда она была на грани разорения и за счет передачи узкопрофильных производственных процессов на аутсорсинг, добился значительного роста прибыли. Позже компания Ford также пришла к данной модели ведения бизнеса, но в тот момент у General Motors уже было существенное преимущество.

В настоящее время аутсорсинг активно используют в своих бизнес-процессах такие известные компании как Nike, IKEA, Google и многие другие.

В СССР тоже был некий аналог данного явления – когда тресты столовых обеспечивали питание рабочих на разных предприятиях страны. В современном виде аутсорсинговые компании появились в России после 1991-ого года при переходе страны к рыночной экономике.

Каковы перспективы аутсорсинга в России?

По прогнозу независимых экспертов из Ассоциации частных агентств занятости, спрос на услуги аутсорсинговых компаний в РФ будет закономерно повышаться. При этом объемы поиска персонала на стандартной основе будут медленно и постепенно падать. По мнению многих экспертов, стимулом к росту рынка аутсорсинга в России стала пандемия и политико-экономическая ситуация. В течение двух последних лет все больше руководителей компаний и предпринимателей обращают внимание на облачные сервисы и нанимают удаленных сотрудников. Это приведет к прогнозируемому увеличению объемов рынка аутсорсинга в ближайшее время на 25-30%.

Кроме того, рынок аутсорсинга в нашей стране до сих пор значительно меньше по сравнению с другими государствами. Это позволяет говорить о высоком потенциале к его росту.